O programa de compliance vem tomando conta dos ambientes corporativos desde a publicação da Lei Anticorrupção (12.846/2013), haja vista a necessidade de serem cumpridas as normas legais pelas empresas, sob pena de serem responsabilizados civil e administrativamente.
Referida legislação passou a regulamentar a responsabilidade de pessoas jurídicas pela prática de atos contra o poder público, gerando prejuízos. Em outras palavras, é o combate à corrupção nas empresas privadas e públicas.
A partir disso, o compliance tem sido implementado por diversas organizações, que se importaram em adequar às exigências das leis, bem como evitar ações judiciais trabalhistas.
Vale lembrar que demandas trabalhistas são as grandes responsáveis por gerar passivos às empresas que, podendo alcançar valores exorbitantes, podem chegar a fechar as portas diante da impossibilidade de satisfação do débito.
Posto isso, por ser uma tema que está em voga e de extrema importância às corporações, elaboramos um conteúdo completo sobre o compliance trabalhista como ferramenta para evitar ações judiciais, não deixe de ler.
O que é o compliance?
Compliance nada mais é que um conjunto de medidas preventivas que formam um planejamento estratégico, a fim de regularizar cada setor pertencente a uma empresa, adequando-a às legislações vigentes.
É uma ferramenta de análise de riscos e soluções para preservar a empresa de demandas judiciais e rombos financeiros no futuro.
Além disso, busca-se fortalecer a imagem que a pessoa jurídica transparece à sociedade, baseada nos valores da marca.
O programa compliance pode abranger qualquer área e, em linhas gerais, busca a conformidade com as leis vigentes, observando todas as relações interpessoais entre funcionários, parceiros e prestadores de serviços ou produtos, com ética e observando os valores do negócio.
Quais os tipos de compliance?
O Compliance pode abranger qualquer área ou setor de uma empresa.
A título de exemplo, é possível notar diversos tipos de compliance, como o tributário, trabalhista, empresarial e ambiental.
Explicamos um a um.
- Compliance empresarial
Empreender no Brasil não é uma tarefa fácil, pois nunca serão extintos os riscos do negócio, em razão da necessidade de serem cumpridas normas e leis.
A exemplo, são inúmeros impostos, federais, estaduais ou municipais, devidos pelas pessoas jurídicas ativas.
No mesmo sentido, as legislações trabalhistas devem ser observadas, sob pena da empresa ser responsabilizada ao pagamento dos direitos do trabalhador em uma ação judicial.
O compliance empresarial é amplo, pois pode acolher diversos setores de uma corporação, como o financeiro, trabalhista e tributário, cujo objetivo é manter a pessoa jurídica regularizada juridicamente, porém, também, em constante crescimento, dependendo do porte e meta de cada empresa, gerando valor à marca perante a sociedade.
- Compliance trabalhista
O compliance trabalhista é uma ótima ferramenta para impedir ações judiciais.
As Consolidações das Leis do Trabalho e Constituição Federal são as leis que regulamentam as relações de trabalho. Caso não observadas, geram uma série de direitos aos trabalhadores ou prestadores de serviços.
Dessa maneira, o programa de compliance visa a prevenção de riscos do negócio exclusivamente no âmbito das relações de trabalho, principalmente objetivando impedir ações judiciais.
Conforme exposto no início, as dívidas trabalhistas podem alcançar valores exorbitantes, a depender de cada caso, razão pela qual podem ser fundamentais para o encerramento das atividades empresariais.
A análise prévia dos riscos do negócio e adequação às leis vigentes fazem parte desta modalidade de compliance.
Mas não é só.
A ética, moral e transparência perante os consumidores, bem como os funcionários, gestores, investidores, parceiros e prestadores de serviço são fundamentais. É a partir dessa premissa que são elaborados os Regimentos Internos e Códigos de Conduta, normas estas criadas para o interno da empresa.
A criação de canais de denúncia, ouvidoria, auditoria, são exemplos de medidas adotadas no compliance trabalhista.
- Compliance tributário
O compliance tributário tem grandes vantagens à empresa, uma vez que não raras vezes os pagamentos de tributos não são feitos da forma correta, existindo o risco de uma ação judicial de cobrança pelo fisco de valores supostamente devidos.
Por meio de um planejamento tributário, a empresa pode reduzir custos sequer imagináveis, trazendo frutos ao faturamento com tal medida.
- Compliance fiscal
O planejamento fiscal da empresa abarca todas as questões financeiras, inclusive, os tributos.
Via de regra, considerando as inúmeras leis vigentes e modificações constantes no decorrer dos anos, as empresas sofrem com prejuízos financeiros e retrabalhos decorrentes de falta de controle interno.
O compliance fiscal visa a otimização dos trabalhos administrativos para fins de controle, bem como redução de custos decorrentes do não pagamento de alguma despesa em nome da pessoa jurídica.
As medidas a serem adotadas buscam:
- a redução de encargos e multas como punição ao pagamento incorreto de despesas e tributos;
- controle interno administrativo por medidas otimizadoras;
- padronização de processos internos evitando o retrabalho;
- dentre outras.
A importância do compliance no direito do trabalho
Estima-se que uma das grandes razões de fechamento de uma empresa é decorrente de passivos trabalhistas.
A legislação trabalhista, bem como as normas complementares (acordos e convenções coletivas), devem ser conhecidas pelas empresas. A ausência de informação pode acarretar em violação de direitos trabalhistas e, por consequência, dívidas exorbitantes.
O compliance trabalhista visa além da garantia dos direitos trabalhistas, a organização empresarial para o fim de fortalecer a marca e valores perante os consumidores. Também, busca garantir a transparência, ética e moral no próprio ambiente corporativo.
O planejamento estratégico gerado pelo compliance trabalhista gera frutos como:
- aumento de produtividade dos trabalhadores;
- confiança e fortalecimento da marca no mercado;
- inibe demandas trabalhistas;
- reduz custos com débitos trabalhistas;
- reestrutura a gestão;
- cria normas internas (Regulamento Interno e Código de Conduta).
O compliance trabalhista não modifica somente a relação entre empresa e o empregado, mas também envolve outros setores como o departamento de recursos humanos, direção da empresa e até o jurídico.
O que é abordado pelo compliance trabalhista?
Uma preocupação que deve ser presente na vida de todo empresário diz respeito às obrigações trabalhistas, tendo em vista que o não cumprimento destas normas pode ser crucial para a falência do negócio.
A CLT – Consolidação das Leis do Trabalho e a Constituição Federal de 1988 são as principais legislações atinentes às relações de trabalho, sendo essencial que os empresários conheçam os direitos e deveres expressos nos dispositivos legais, conforme estamos reforçando ao longo deste post.
A título de exemplo, as ações judiciais são promovidas, via de regra, por empregados que almejam a reparação de danos sofridos e/ou pagamento de verbas rescisórias e trabalhistas não efetivadas ou realizadas erroneamente.
O não pagamento de horas extras, de intervalo intrajornada e de adicional de periculosidade ou insalubridade e pedidos de equiparação salarial por desvio de função, são pedidos frequentes na justiça do trabalho.
Por outro lado, cumpre esclarecer que a gestão da empresa, quando má representada, pode influenciar no surgimento de conflitos com empregados, razão pela qual a criação de um regulamento interno e outras medidas normativas devem ser adotadas, inviabilizando a falta de controle sobre os funcionários e eventuais violações da lei que não seriam constatadas previamente.
As ferramentas de programas de compliance (consultivo empresarial), como a elaboração de um regulamento interno, trazem inúmeras vantagens para a empresa, reduzindo drasticamente litígios entre empregador e empregado e, por consequência, evita a judicialização.
Em tempos de pandemia do coronavírus, se tornou ainda mais evidente a necessidade das empresas olharem para as relações trabalhistas, propiciando um tratamento humanizado aos colaboradores, cujo resultado será redução dos passivos trabalhistas.
Vem se tornando cada vez mais comum a elaboração de um Regulamento Interno, que corresponde a um conjunto de normas expressas de direitos e obrigações, a serem observadas no âmbito corporativo, tanto pela empresa quanto pelos empregados e gestores.
O Regulamento Interno pode dispor muito além do que prevê a CLT, desde que não seja conflitante com direitos expressos na lei. Isso porque muitas questões não estão expressamente regulamentadas em Lei, sendo que o Regulamento Interno será instrumento responsável por promover a transparência na empresa.
As normas previstas pela empresa só trazem vantagens, pois gerando confiabilidade pelos empregados, aumenta a produtividade e consequentemente a receita. É importante também para investigar e evitar corrupção empresarial, muito comum e que traz sérios prejuízos ao empreendimento.
Em Programas de Compliance, muito conhecidos, a principal medida a ser tomada é a elaboração de um Regulamento Interno.
- Regulamento Interno
A criação de um Regulamento não é simples, haja vista que as normas devem atender previsões legais, sob pena de serem desconfiguradas ou anuladas judicialmente, caso entenda-se excessiva e/ou desproporcional.
Por tal motivo, recomenda-se que a empresa esteja amparada por um advogado especializado em consultoria empresarial e compliance, a fim de evitar prejuízos no futuro.
A elaboração deste instrumento deverá ser por escrito, sendo imprescindível que todos os colaboradores tenham conhecimento e assinem o documento, confirmando ciência das regras impostas internamente na corporação.
Nesse ponto, válido destacar que a contribuição dos responsáveis por cada setor da empresa para elaboração do documento terá um diferencial, pois as demandas e necessidades serão ouvidas, gerando um documento de fácil cumprimento pelos colaboradores desde o início.
A empresa se mantém por conta dos colaboradores, então, nada mais justo do que permitir que todos participem do processo de criação de normas, permitindo desde o início o conhecimento e facilitação do cumprimento das obrigações, de acordo com a realidade da pessoa jurídica.
Algumas das normas que podem ser previstas são as seguintes:
- Limite de tempo para marcação do cartão ponto (físico ou digital);
- Regras para faltas justificadas;
- Regras para intervalos;
- Necessidade de utilização de uniformes ou equipamento individual de proteção do funcionário (EPI);
- Indenização em casos de cometimento de falta grave pelo funcionário ou pelo empregador;
- Criação de canal de denúncias anônimas (em combate à corrupção);
- Normas de confidencialidade do produto ou serviço oferecido pelo empregador;
- Dentre diversas outras.
A empresa pode criar uma política de normas éticas a serem seguidas pelos colaboradores, independentemente do cargo hierárquico, incluindo aqueles de confiança, a fim de promover o crescimento e transparência do negócio.
Para aprimorar o negócio e as relações trabalhistas existentes, os empresários devem se atentar a não deixar de lado esta ferramenta.
Além do Regulamento Interno, há o Código de Conduta.
- Código de conduta
O Código de Conduta, diferente do Regulamento Interno, visa o estabelecimento de normas a respeito das condutas dos colaboradores com os clientes e parceiros/prestadores de serviços.
Este documento é importante para esmiuçar os valores e propósitos do negócio, a fim de fortalecer a marca no mercado a partir do próprio interno.
A empresa irá destacar quais são as condutas que devem ser priorizadas em um atendimento ao cliente ou contratação de prestadores de serviço, por exemplo, tornando claro como deverá ocorrer estes processos, a fim de garantir o melhor resultado ao terceiro que não faz parte da empresa.
Nada mais é do que organizar as condutas esperadas por todos que compõem uma organização.
O Código de Conduta pode prever sanções, penalidades e até motivos de demissão por justa causa, na hipótese de descumprimento das normas estabelecidas.
Ou seja, o Regulamento Interno caminha com o Código de Conduta e são as principais ferramentas do Compliance Trabalhista.
Canais de denúncia e aplicação de penalidades
Conforme exposto anteriormente, no Regulamento Interno poderá ocorrer a criação de canais de denúncia e aplicação de penalidades por descumprimento das obrigações nele previstas.
Os canais de denúncia podem ser plataformas digitais ou urnas físicas, que permitam o acesso pelos colaboradores para apresentar os fatos a serem denunciados de forma anônima. Aos colaboradores devem ser resguardados o direito de manifestar qualquer tipo de abuso ou excesso ocorrido no interior da empresa, sem que sejam punidos por isto.
A empresa deverá buscar adotar um procedimento administrativo de investigação dos fatos para, na hipótese de configuração do abuso ou excesso, o responsável ser punido.
É importante a instauração deste procedimento para evitar, por outro lado, injustiças.
Assim, deve-se buscar responsáveis para analisarem as denúncias e apurarem os fatos, a fim de aplicar as medidas cabíveis a cada situação.
As penalidades a serem impostas devem ser aquelas previstas no Regulamento Interno ou Código de Conduta, evitando alegações de injustiças judicialmente.
Dentre as penalidades possíveis, existem:
- Advertência verbal
- Advertência escrita
- Suspensão
- Rescisão por justa causa
- Demissão por justa causa
Por fim, vale destacar que de nada servem as regras se não existirem penalidades pelo descumprimento, mas, a transparência, ética, honestidade, devem ser os elementos cruciais a toda empresa, gerando confiabilidade e valor de dentro para fora.
Compliance em conjunto com advogado especialista em direito do trabalho
Por diversas vezes mencionamos que o Compliance é, em geral, uma ferramenta para adequação da empresa às legislações vigentes, não é mesmo?
O planejamento estratégico, além de buscar o crescimento do negócio, visa a inibição de passivos por desconhecimento das leis e normas vigentes no ordenamento jurídico.
Por tal motivo, recomenda-se que um advogado lhe acompanhe na implementação do Compliance na empresa, pois detém os conhecimentos técnicos necessários para auxiliar na elaboração de normas, sem violar direitos das pessoas envolvidas na empresa.
A análise de riscos por não observâncias às normas legais, bem como a criação de regras internas na empresa, serão papéis de responsabilidade do advogado em conjunto com os gestores.
Não é uma tarefa fácil, porém, um profissional da área especializado em consultivo trabalhista empresarial poderá lhe auxiliar nessa jornada.
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